Prezados cidadãos de Theobroma,
Esta Carta de Serviço Públicos foi elaborada de acordo com a Estrutura Administrativa da Prefeitura Municipal de Theobroma e foram listados por Secretaria que são responsáveis por gerenciar a prestação de cada serviço.
1.ÓRGÃOS DE ASSESSORAMENTO E CONTROLE
1.1 Secretaria de Gabinete do Prefeito (SEGAP)
Secretário de Gabinete do Prefeito: JULIANO DA SILVA EBERHARD
Contato: (69) 98500 – 3114
Endereço: Avenida 13 de Fevereiro, nº 1431, Setor 01, Theobroma/RO
Horário de atendimento: 07:00 horas às 13:00 de segunda a sexta feira
Secretário Adjunto de Gabinete do Prefeito: JOSÉ LÚCIO BARROS DA SILVA
Secretário Executivo Institucional de Gabinete:
Assessoria Técnica da SEGAP: RENATO DE OLIVEIRA
Coordenadoria Distrital:
Assessoria de Imprensa e Relações Institucionais:
Assessoria de Cerimonial:
Assessoria Administrativa da SEGAP:
1.1.1 São atribuições da Secretaria de Gabinete do Prefeito:
- Assistir ao Prefeito na condução dos assuntos administrativos do Governo Municipal e em suas relações com representantes de órgãos e unidades da Administração Municipal;
- Assessorar o Prefeito em suas relações políticas e administrativas com os munícipes, órgãos e entidades públicas e privadas e associações de classe;
- Promover a articulação política e institucional entre o Poder Executivo e o Poder Legislativo e os contatos com lideranças políticas e parlamentares do Município;
- Elaborar mensagens, projetos de leis e demais atos normativos e administrativos de competência do Prefeito, em articulação, no que couber, com a Assessoria Jurídica do Município;
- Executar as atividades de assessoramento legislativo, acompanhando a tramitação na Câmara de projetos de interesse do Executivo;
- Proceder ao registro, publicação, expedição, guarda e preservação dos atos oficiais;
- Promover as atividades de expediente e de apoio administrativo do Gabinete do Prefeito;
- Coordenar a assistência direta ao Prefeito, sua correspondência, sua agenda institucional e outros assuntos afins;
- Organizar os serviços de recepção e atendimento ao público no âmbito do Gabinete do Prefeito;
- Propor, coordenar e executar a política de comunicação externa e interna e de publicidade institucional do Poder Executivo Municipal.
- Desenvolver atividades de cerimonial da Prefeitura, bem como de recepção e atendimento a autoridades, visitantes e hóspedes oficiais.
- Estabelecer normas e procedimentos de ouvidoria e correição no âmbito do Poder Executivo e coordenar sua implantação e execução.
1.1.2 Compete ao Secretário de Gabinete do Prefeito:
- Assessorar os demais Secretários Municipais no desempenho de suas funções;
- Autorizar e controlar os atos de delegação de competências expedidos no âmbito das unidades das Secretarias;
- Examinar e preparar as atividades relacionadas com as audiências e representações do Prefeito;
- Coordenar e supervisionar as atividades de administração pública em geral;
- Praticar atos e despachos relativos a assuntos de pessoal em geral;
- Planejar, dirigir, coordenar, orientar a execução, acompanhar e avaliar as atividades das unidades integrantes da estrutura das demais Secretarias Municipais;
- Assessorar o Prefeito em assuntos de sua competência;
- Atender às solicitações oriundas do Poder Judiciário, Ministério Público, Delegacias de Polícia e demais órgãos da Administração Direta e Indireta da União, Estados, Municípios e Distrito Federal;
- Praticar os demais atos necessários ao cumprimento das competências e à consecução dos objetivos, metas e finalidades das Secretarias Municipais;
- Exercer as atribuições que lhe forem expressamente delegadas.
1.1.3 Compete ao Secretário Adjunto de Gabinete do Prefeito:
- Substituir o Secretário de Gabinete em seus impedimentos legais;
- Representá-lo junto a autoridades e órgãos;
- Prestar assistência na supervisão e coordenação das atividades da Secretaria e das entidades a ela vinculadas.
1.1.4 Compete ao Secretário Executivo Institucional do Gabinete:
- Assessorar a Chefia de Gabinete e ao Chefe do Poder Executivo Municipal, nas relações com as demais esferas de governo, poderes e órgãos da Prefeitura, e nos assuntos administrativos, políticos e sociais, competindo-lhe, especialmente:
- Prestar assistência ao Prefeito no desempenho de suas atribuições, realização de estudos, avaliações, pesquisas e levantamentos de interesse do Gabinete do Prefeito;
- Realizar a divulgação, recepção, estudo e triagem do expediente encaminhado ao Prefeito;
- Preparar os despachos do Prefeito com as entidades representativas dos órgãos de consulta, orientação e deliberação;
- Apoiar as ações que envolvam as relações do Executivo com o Legislativo;
- Participar da coordenação ao atendimento aos Vereadores, seus pedidos e sugestões, receber e dar resposta aos requerimentos e indicações da Câmara;
- Participar da elaboração de mensagens e projetos de lei, examinando-os sob a ótica administrativa e política;
- Acompanhar o trâmite, na Câmara Municipal, das mensagens do Executivo;
- Receber e registrar o expediente recebido da Câmara de Vereadores e acompanhar a tramitação dos pedidos de informações, proposições e providências;
- Coordenar as medidas relativas ao cumprimento dos prazos de pronunciamento, pareceres e informações do Poder Executivo às solicitações da Câmara Municipal e outros Poderes;
- Acompanhar, junto ao legislativo, o andamento dos Projetos de Lei, verificando os prazos do legislativo e providenciando para o adimplemento das datas de sanção;
- Promover organização de coletânea de leis, decretos, portaria e demais atos do Governo Municipal, bem como da legislação federal e estadual de interesse da Prefeitura e garantir sua memória institucional;
- Transmitir aos demais níveis hierárquicos as determinações, ordens de serviço, portarias e outros atos emanados do Prefeito;
- Receber os processos administrativos dirigidos ao Prefeito e dar encaminhamento aos mesmos;
- Apoiar na coordenação de providências relativas às audiências, reuniões e visitas a serem concedidas pelo a Prefeito;
- Assessorar diretamente a Chefia de Gabinete e na ausência do mesmo representa-lo onde for necessário;
- Assessorar os demais órgãos, no que couber;
- Participar no planejamento e controle do orçamento do Gabinete do Prefeito;
- Assessorar na fiscalização, acompanhamento e controlar na vigência de contratos e convênios e outras formas de parcerias;
- Participar na coordenação de contratos, convênios e parcerias estabelecidas;
- Executar outras tarefas correlatas determinadas pelo Prefeito.
1.1.5 Compete à Assessoria Técnica da SEGAP:
- Estudar e pesquisar as fontes externas para definição e atualização da legislação municipal, em consonância com as alterações na legislação federal e estadual;
- Assessorar o Prefeito no cumprimento das decisões administrativas referentes aos requerimentos protocolizados no protocolo geral da Prefeitura Municipal;
- Assessorar o Prefeito quanto às questões legislativas, emitindo pareceres técnicos, bem como, nas relações parlamentares;
- Assessorar o Prefeito no cumprimento das decisões legislativas;
- Assessorar os trabalhos no âmbito legislativo, examinando ou revendo a redação de minutas de Leis Ordinárias e Complementares, emitindo parecer;
- Promover o entrosamento dos órgãos técnicos da administração para fins de execução de planos e programas de trabalho;
- Assessorar tecnicamente os departamentos;
- Emitir Comunicações Internas e/ou Ofícios para encaminhamentos;
- Expedir solicitações para formalização de processos administrativos;
- Elaborar projetos básicos e/ou termos de referência dos processos administrativos;
- Fazer acompanhamento dos processos administrativos de interesse da Secretaria de Gabinete do Prefeito
- Elaborar relatórios, projetos e planos de trabalho que lhe forem encaminhados pelo Prefeito;
- Assessorar o Prefeito para contatos com os demais poderes e autoridades municipais, estaduais e federais;
- Participar das reuniões entre os Órgãos da administração direta e indireta, recebendo e colhendo as sugestões a serem encaminhadas ao Chefe do Executivo Municipal, bem como, participar das reuniões convocadas pelo Prefeito;
- Estabelecer contatos com representantes de empresas que participam de licitações, promovendo os meios necessários para a assinatura dos Contratos e demais documentos de interesses da Administração Pública.
- Executar outros serviços técnicos que forem determinados pelo Prefeito.
1.1.6 Compete à Coordenadoria Distrital:
- Coordenar Distritos do Município;
- Assistir ao Prefeito nas funções e atividades político-administrativas voltadas aos Distritos;
- Encaminhar aos órgãos da Administração Direta e Indireta, as solicitações de emissão de pareceres ou de prestações de informações sobre assuntos pertinentes aos Distritos;
- Coordenar a elaboração de relatório anual sobre a situação dos Distritos, seus serviços, sugerindo as medidas que julgar convenientes;
- Promover todos os serviços ligados aos Distritos, atendendo de forma planejada e eficiente as demandas;
- Solicitar a execução dos serviços de limpeza, capina e conservação;
- Comunicar imediatamente ao Gabinete do Poder Executivo Municipal eventuais problemas que demandem apoio das demais Secretarias;
- Levar ao conhecimento das diversas secretarias municipais as necessidades da comunidade acompanhando e cobrando soluções;
- Requisitar, conservar e guardar os bens e materiais necessários para os serviços que estejam sob sua guarda e responsabilidade;
- Solicitar acompanhar e fiscalizar os serviços de coleta de lixo;
- Estabelecer formas articuladas de ação, planejamento e gestão com a Administração, a partir das diretrizes governamentais para a política municipal.
- Facilitar o acesso e imprimir transparência aos serviços públicos, tornando-os mais próximos dos cidadãos.
- Executar outras tarefas correlatas.
1.1.7 Compete à Assessoria de Imprensa e Relações Institucionais:
- Executar serviços inerentes à assessoria de imprensa e relações institucionais;
- Promover a divulgação dos assuntos de interesse administrativo, econômico e social da Prefeitura;
- Publicar e divulgar, através da imprensa, noticiários, avisos e outras comunicações necessárias à Administração da Prefeitura;
- Manter o Prefeito e os Secretários informados sobre publicações de seus interesses;
- Executar e promover atividades de relações públicas, divulgação e Publicidade;
- Preparar a matéria destinada à divulgação dos trabalhos da Prefeitura e de seus membros;
- Coordenar os contatos com a imprensa e outros veículos de comunicação;
- Promover entrevistas, conferências e debates sobre assuntos de interesse da Prefeitura;
- Programar e promover a organização de solenidades e festividades da Prefeitura;
- Promover a organização dos arquivos digitais de vídeos, imagens e recorte de jornais relativos aos assuntos de interesse da Prefeitura;
- Preparar todo cerimonial das reuniões em que compareça o Prefeito e os demais Secretários;
- Elaborar matéria divulgando as ações da Administração da Prefeitura;
- Fotografar eventos, reuniões da Prefeitura, de relevância para a posterior divulgação junto à comunidade;
- Manter murais internos na Prefeitura e atualizá-los para a divulgação junto ao público interno;
- Produzir clipe eletrônico, boletins informativos para acompanhamento e manutenção de acervo das informações divulgadas bem como criação e manutenção de páginas da web e redes sociais;
- Planejar e programar campanhas diversas para sua implementação e sucesso junto à comunidade;
- Participar de eventos, recebendo convidados, autoridades para garantir o sucesso dos mesmos;
- Atuar eventualmente como mestre de cerimônias para a condução de eventos na Prefeitura ou eventos realizados por esta;
- Aprovar peças de campanhas para serem veiculadas junto à comunidade;
- Atender a demandas dos diversos Órgãos na elaboração de planos, projetos e programas de seu interesse.
1.1.8 Compete a Assessoria de Cerimonial:
- Prestar assessoramento para elaboração do Manual de Cerimonial da Prefeitura;
- Coordenar e implementar as normas práticas contidas no manual de cerimonial, orientando todos os órgãos e unidades da Prefeitura sobre sua utilização;
- Recepcionar visitantes, prestando-lhes o apoio necessário durante sua permanência na Prefeitura;
- Manter atualizado cadastro de nomes, telefones e endereços de autoridades;
- Coordenar a visitação às dependências da Prefeitura, expondo sua organização e o seu funcionamento;
- Assessorar nas solenidades, sessões itinerantes e demais eventos do Poder Executivo, assim como na expedição de convites e outras providências necessárias ao fiel cumprimento das ações;
- Coordenar as atividades de hastear e baixar as bandeiras em locais pré-determinados;
- Exercer outras atividades correlatas.
1.1.9 Compete ao Assessor Administrativo da SEGAP:
- Atender ao público, informando sobre os serviços prestados pela Prefeitura;
- Recepcionar visitantes da Prefeitura, procurando identifica-los, prestando-lhes informações, marcando entrevistas, recebendo recados ou encaminhando-os a setores ou pessoas procuradas;
- Protocolar a entrada e saída de documentos;
- Receber, separar e distribuir expedientes e correspondências aos destinatários sempre com protocolo;
- Organizar o arquivo do Gabinete, envolvendo pastas de projetos, legislação, ofícios;
- Atender e transmitir pedidos de manutenção das diversas unidades;
- Realizar contatos telefônicos de interesse do Gabinete e de outros setores da Administração Geral;
- Prestar informações gerais relacionadas com a repartição;
- Informar interessados sobre tramitação de processos na Prefeitura;
- Manter em ordem todo o serviço de forma organizada e de fácil uso;
- Manter cordialidade e bom trato com todos que buscarem atendimento na repartição pública;
- Organizar salas e ambientes de reuniões;
- Realizar arquivamentos de documentos e outros expedientes do Gabinete do Prefeito;
- Emitir encaminhamentos devidamente autorizados;
- Desempenhar outras atividades afins.